Mon workflow GMail (et pourquoi j’adore GMail)
Posted by: Julien in French, Opinion, ReviewsVoici un post que je voulais faire depuis fort longtemps … et qui était en chantier depuis un bon moment.
J’apprécie énormément GMail. A vrai dire, j’utilise la plupart du temps son interface web en sus d’un client riche classique type Thunderbird. En effet, j’ai fini par arriver au workflow suivant dans la gestion de mes mails :
Les messages en provenance d’une liste se voient appliqué un label, puis évitent la case Inbox en étant archivés. Les messages normaux finissent dans ma Inbox. Une fois un message lu, je décide alors soit de le garder (archivage), soit de le supprimer. L’intérêt est double.
- Je ne garde que ce que je veux, réduisant potentiellement les possibilités de data-mining sur mes conversations … mais j’ai comme un doute
- Ma Inbox me permet de n’avoir que les conversations en cours, un peu à la Getting Things Done
La seule exception à cette stratégie de lecture puis archivage / suppression concerne les listes (je garde les conversations). Rassurez-vous, je ne lis pas tous les messages de celles-ci
Ma productivité avec GMail est meilleure qu’avec un client mail classique. Tout d’abord j’apprécie que l’accent soit mis sur les conversations, je trouve ça plus lisible que les fils de discussion, même si conceptuellement il s’agit de la même chose.
Les labels sont une façon élégante de classer les messages (à noter que Thunderbird le gère aussi). Il se trouve que je fais partie des personnes qui ne s’accomodent pas du tout d’un tri formel en arborescence … je suis toujours surpris de voir les clients mails de certains, avec des structures de classement par dossiers très complexes et très bien rangées 
Au contraire, quand je recherche une conversation, je m’appuie …. sur la recherche intégrée, d’autant plus qu’il y a quelques astuces pour cibler facilement (ex : kikoo in:spam recherche kikoo dans le spam).
La gestion des labels n’est peut être pas aussi poussée que dans les clients mails classique, mais globalement elle me suffit largement. Une fonctionnalité que j’apprécie énormément : “Filter messages like this”. Par exemple lorsque je m’abonne à une liste, j’attend de recevoir le premier message, puis j’utilise cette fonctionnalité pour créer rapidement un filtre qui marche. Pratique, simple, efficace, le triptique magique !
La fonction d’achivage est très intéressante pour ne garder que les messages en cours dans la Inbox. Avec un client mail il me faudrait faire un drag & drop vers le bon dossier, chose que je n’aime pas faire, ne serait-ce pour le simple que fait qu’il faille viser correctement le message dans la liste puis le doisser cible. Pire encore, les éléments graphiques concernés ne font en général que quelques pixels de haut. J’imagine qu’il doit y avoir des raccourcis claviers. En tous cas 2 boutons archive et delete me conviennent mieux.
Si j’étais à la tête d’une startup (hi hi), je pense que je ferai confiance à Google Apps pour le mail. Voyant poindre des remarques quand à la question délicate du stockage des mails chez le fournisseur en question, j’en profite pour rappeller que la seule façon de garantir l’authenticité et la confidentialité de conversations par email reste d’utiliser GnuPG …
Pour finir, voici une fonctionalité qui me manque énormément. A titre d’exemple, je reçois pas mal de notifications depuis le issue tracker de IzPack. Bien souvent, je suis au courant de leur contenu, ayant moi-même effectué l’opération qui a déclenché la notification par email. Mon workflow est alors inexorablement le même :
je sélectionne les messages, je les marque comme lus, puis je les archive. J’apprécierai donc d’avoir une option mark as read and archive, pas vous ?
Edit : je souhaite justement que le mail passe quand même dans ma Inbox, sinon j’utiliserai un filtre “skip inbox + apply label”
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